KAMISHIBAI „štíhly“ prístup k auditovaniu procesov


Marián Drábik
Materiálovo technologická fakulta STU
študent

Yulia Šurinová
Ústav bezpečnosti, environmentu a kvality
Materiálovo technologická fakulta
vysokoškolský učiteľ

resumé
Zavádzanie prvkov štíhlej výroby a administratívy pomáha mnohým organizáciám skracovať čas medzi zákazníkom a dodávateľom tým, že eliminuje plytvanie v reťazci medzi nimi. Cieľom tohto príspevku je priblížiť čitateľovi štíhly spôsob auditovania so zapojením predstaviteľov rôznych úrovní organizačnej štruktúry pomocou Kamishibai systému.

Úvod

Kamishibai ako nástroj štíhlej výroby, má svoju históriu v ázijskej kultúre. Prečo štíhly prístup k auditovaniu? Pretože je založený na japonskom princípe genchi gembutsu (choď a pozeraj) a do auditov sú zapojení predstavitelia všetkých úrovní riadenia spoločností, ktorí pravidelne navštevujú gemba (pracovisko).

Cieľom auditovania na princípe Kamishibai je vizualizácia výsledkov procesu výroby priamo v mieste jeho sledovania. Kamishibai systém najčastejšie slúži na poukázanie nevyriešených nezhôd, ich vizualizáciu, informovanie pracovníkov a hlavne na tvorbu a realizáciu akčného plánu zlepšovania. Taiichi Ohno, guru štíhlej výroby, povedal svoje známe: „Vidieť raz je lepšie ako stokrát počuť, no vykonať raz je lepšie ako stokrát vidieť.“ Vizualizácia nevyriešeného problému núti zodpovedné osoby bezodkladne sa zaoberať odstránením problému (nezhody) zobrazenej na Kamishibai tabuli. V tomto okamihu by  bolo priam trestuhodné ponechať chybu chybou a nehľadať riešenie.

V každom prípade si treba uvedomiť, že Kamishibai je audit a audit je úspešný vtedy, ak auditovaný po audite má chuť zlepšovať!

Pôvod Kamishibai

Kamishibai audity sú niektorými odborníkmi považované za efektívny nástroj preventívnej údržby, kde kartičky Kamishibai slúžia ako návod na preventívnu údržbu. Napriek tomu, že v Toyote sa Kamishibai považuje za nástroj vhodný na použitie v oblasti TPM (Total Productive Maintenance), tento spôsob auditovania principiálne môže byť uplatňovaný v akejkoľvek oblasti tvoriacej výrobný (a nielen výrobný) proces. Systém Kamishibai sa dá implementovať aj ako prostriedok zvyšovania efektívnosti procesných auditov a vizualizácie výsledkov auditov vykonávaných podľa rozličných interných postupov a špecifických požiadaviek zákazníka.

Čo môže byť spúšťačom implementácie?

Odpoveď na túto otázku je jednoduchá: Čokoľvek. Zavedenie Kamishibai môže tvoriť špecifickú požiadavku zákazníka. Interné rozhodnutie spoločností pre zavedenie Kamishibai je vyvolané najčastejšie týmito faktormi:

  • dlhodobo vysoká hodnota ppm,
  • nestabilné výstupy ukazovateľov kvality v organizácii (napr. šrotovitosť, reklamácie od zákazníkov),
  • snaha o skvalitnenie výstupov auditov,
  • dlhodobé neplnenie cieľov, resp. negatívne trendy vývoja kľúčových ukazovateľov výkonnosti procesov a cieľov kvality.

Budovanie systému Kamishibai auditov

Vo všeobecnosti sa dá konštatovať, že neexistuje jednotný spôsob implementácie Kamishibai systému v organizáciách. Pokiaľ sa organizácia rozhodne pre implementáciu Kamishibai,
v prvom rade je potrebné si uvedomiť, že filozofia Kamishibai vyžaduje celoplošnú aplikáciu systému a prijatie tejto filozofie na všetkých úrovniach organizačnej štruktúry. Kroky implementácie, obsah a rozsah implementácie je internou záležitosťou organizácií. Ďalej uvedieme praktický príklad implementácie systému Kamishibai.

1.    Tvorba štruktúry auditov a zostavenie tímu

V prvom kroku tvorby systému Kamishibai auditov je potrebné vytvoriť tím audítorov, ktorí budú participovať pri bezprostrednom výkone Kamishibai auditov. Periodickosť výkonu Kamishibai auditov by mala byť na dennej, týždennej, mesačnej, prípadne aj kvartálnej báze. Na dennej báze môžu byť audity vykonávané najnižšou úrovňou; týždenné, mesačné alebo kvartálne audity sú zvyčajne vykonávané predstaviteľmi vyšších úrovní riadenia. Vhodným variantom je vykonávanie Kamishibai na každej pracovnej zmene zodpovedným pracovníkom na najnižšej organizačnej úrovni Kamishibai systému. Tento prístup k vykonávaniu auditov prináša výhody rozdielneho pohľadu na efektívnosť auditovaného procesu predstaviteľmi rôznych úrovní riadenia a zefektívňuje komunikáciu v podniku. Proces tvorby tímu a štruktúry Kamishibai auditov je v tomto bode veľmi podobný procesu plánovania LPA (viacúrovňových procesných auditov).

2.    Príprava T-kartičiek

Základom fungovania Kamishibai systému je používanie tzv. T-kartičiek. Kartičky sú obojstranné, pričom rub kartičky má zelenú farbu a líc kartičky má farbu červenú. Kamishibai systém funguje ako dopravný semafor, využívajúci len dve farby:

  • zelenú farbu – signalizujúcu bezchybný stav fungovania výrobného systému,
  • červenú farbu – signalizujúcu poruchu v chode systému, v našom prípade akejkoľvek sledovanej oblasti podliehajúcej auditovaniu.

T-kartička je vytvorená pre každú logickú skupinu otázok (napr. 5S, BOZP atď.). Horizontálna priečka T-kartičky je vytvorená názvom logickej skupiny (viď. Obr. 1) a vertikálna priečka obsahuje otázky patriace do logickej skupiny (katalóg otázok).

Prostredníctvom postupného porovnania požadovaného stavu so skutočnosťou sú kartičky umiestnené na Kamishibai tabuľu buď červenou, alebo zelenou stranou.

3.    Príprava stojanov na T-kartičky

Pokiaľ sú jednoznačne určené Kamishibai úrovne, ďalším krokom je zriadenie a umiestnenie Kamishibai „stojanov“ na viditeľnom mieste, resp. na mieste, ktoré logicky vyplýva ako najvhodnejšie pre následnú kontrolu konkrétneho pracoviska. Každému pracovisku a každej úrovni Kamishibai tímu zodpovedá jeden Kamishibai stojan (Obr. 2a, 2d). Otázky zaradené do logických skupín sa nachádzajú v zásobníku umiestnenom na viditeľnom mieste, napr. v spodnej časti stojana (Obr. 2a). Počet otázok, resp. počet logických skupín nie je limitovaný, avšak je vhodné pri ich tvorbe prihliadať na opodstatnenosť jednotlivých otázok vzhľadom na cieľ auditu a ich vypovedaciu schopnosť.Pri zostavovaní otázok je dobre riadiť sa princípom „Menej je niekedy viac“. Audítori vykonávajú procesný audit na vybraných pracoviskách, pričom T-kartičky používajú podobne ako katalóg otázok k auditu. V prípade, ak pracovisko preukazuje požadovaný stav, kartička sa obráti zelenou stranou smerom k audítorovi, čím sa jednoznačne dáva na vedomie vyhovujúci stav (Obr. 2b). V prípade, ak ktorákoľvek z otázok zaznamenaných v rámci logickej skupiny nepreukáže požadovaný stav, celá logická skupina sa vyhodnocuje ako nežiaduca (Obr. 2c). Takto označená problémová logická skupina je okrem iného okamžitým impulzom pre pátranie po koreňovej príčine, určeniu zodpovedností a prijatie nápravného opatrenia na odstránenie nedostatku. U logickej skupiny, pri ktorej nedošlo k prijatiu nápravného opatrenia, sa kartička otočená červenou stranou zo stojana neodstraňuje, až kým nie sú prijaté nápravné opatrenia (Obr. 2d).

4.    Príprava Kamishibai tabule

Nápravne opatrenia sa zaznamenávajú na Kamishibai tabuľu s akčným plánom zlepšovania s jednoznačným označením miesta vo výrobnom systéme, v ktorom k nezhode došlo. Na označenie miesta vzniku problému je vhodné Kamishibai tabuľu doplniť o layout výrobného systému, pre vizualizáciu miesta zlyhania vo výrobnom systéme.

Všetky nezhody zistené na ktoromkoľvek pracovisku bez ohľadu na organizačnú úroveň, ktorou bola nezhoda odhalená, je potrebné zaznamenať na veľkoplošnej Kamishibai tabuli (Obr. 3). Kamishibai tabuľa slúži na sumarizáciu všetkých nezhôd, zistených počas Kamishibai auditov, na jednom mieste. Na tabuľu sa zaznamenáva logická skupina, konkrétna otázka z logickej skupiny, ktorá pomohla odhaliť konkrétnu nezhodu, dátum odhalenia, úroveň odhalenia, zmena a pracovisko, na ktorom došlo k odhaleniu nezhody. Ďalej je možné Kamishibai tabuľu rozšíriť o tie údaje, ktoré považuje tím za relevantné, ako napr. konkrétne nápravné opatrenie, plánovaný dátum realizácie opatrenia, zodpovednosť alebo stav realizácie opatrenia pre elimináciu danej nezhody. Ak je nezhoda odstránená, status na Kamishibai tabuli je možné označiť zelenou kartičkou (vykonaný) a T-kartičku v Kamishibai stojane (Obr. 2d) je možné vložiť späť do zásobníka (Obr. 2a).

5.    Pravidelné vykonávanie auditov

Kamishibai vychádza z filozofie, že aj v prípade, ak je počas auditov preukázaný bezchybný stav systému, audity sa naďalej vykonávajú v pravidelných intervaloch. V prípade, ak v priebehu určitého časového horizontu daná sledovaná oblasť preukazuje trvalo vynikajúce výsledky, môže dôjsť k zmene – zníženiu frekvencii vykonávania Kamishibai pre danú oblasť na jednotlivých úrovniach, a dokonca
k jej vylúčeniu zo systému auditovania. Pochopiteľne, z Kamishibai systému nemožno vylúčiť oblasti týkajúce sa priamo špecifických požiadaviek zákazníka.

Výhody Kamishibai auditov

  • jednoduchý spôsob vykonávania auditov,
  • zabezpečenie systému sledovania plnenia opatrení z auditu a poukázanie na včasnosť odstraňovania zistených nedostatkov,
  • vizualizácia výsledkov auditov,
  • zapojenie zamestnancov zo všetkých úrovní organizačnej štruktúry organizácie.

Záver

Vďaka silnému dôrazu na zlepšovanie kvality a štandardizáciu práce Kamishibai disponuje obrovským potenciálom pri hľadaní cesty „Ako zaujať zákazníka a trvalo plniť jeho očakávania“. Ak sa organizácia vyberie cestou Kamishibai, jeho prítomnosť v organizácii musí byť prijatá a prezentovaná vedením spoločnosti, pochopená a vykonávaná na všetkých stupňoch. V opačnom prípade sa implementácia tohto spôsobu auditovania procesov môže stať systémovo neefektívnou a dokonca viesť k plytvaniu časových a finančných zdrojov.

Tento príspevok vznikol v rámci vypracovania diplomovej práce s názvom „Projekt zvyšovania účinnosti LPA auditov prostredníctvom Kamishibai“ na Materiálovotechnologickej fakulte STU v Trnave. Predstavený systém Kamishibai auditov bol implementovaný a jeho účinnosť verifikovaná na konkrétnych ukazovateľoch výkonnosti procesov.