World Café (Kaviareň sveta)

Peter Neuhybel
TIMAN s.r.o.
konzultant

resumé
V predchádzajúcich číslach časopisu KVALITA sme predstavili niekoľko kreatívnych postupov vhodných na generovanie nápadov a inováciu produktov, služieb alebo pracovných postupov. Väčšina techník, ktoré sme opísali, sa využíva v skupine 10 až 15 účastníkov, vo výnimočných prípadoch s tímom 20 účastníkov. Technika popísaná na nasledujúcich stranách využíva potenciál veľkej skupiny ľudí, ktorých názory nás zaujímajú a radi ich zužitkujeme. Ako „uriadiť“ početnú skupinu 40 účastníkov stretnutia tak, aby každý dostal priestor, diskusia mala pravidlá a stretnutie bolo živé a pútavé? Odpoveďou je technika „Kaviareň sveta“.

1.    Čo je World Café?

Kaviareň sveta (World Café) je kreatívnym procesom, ktorý je určený pre facilitáciu dialógu spolupráce a zdieľania vedomostí a nápadov, ktoré slúžia pre vytvorenie živej siete konverzácie a akcie.

Táto „sociálna inovácia“ bola v roku 1995 vytvorená náhodou, a to malou skupinou vedúcich obchodných a akademických pracovníkov, ktorí sa stretávali v dome Juanity Brownovej a Davida Isaaca v Mill Valley, štát Kalifornia. Keď sa zhovárali, zoskupení vo veľkom kruhu, dážď prerušil ich ranný dialóg a dva tucty diskutujúcich sa spontánne sformovali do malých, intímnych konverzácií pri stoloch o otázkach, ktoré si sami spolu načrtli, pričom si zaznamenávali ich stanoviská na provizórny papierový „obrus“. Pravidelne tieto rozhovory prerušovali, aby si vymenili stoly, takže kolujúce názory a nápady nadobudli svoju skutočnú hĺbku a spojitosť. Zozbieranie konverzácií, ktoré prebiehali pri stoloch, im umožnilo pozorovať vynárajúce sa názory v ich myslení, ktoré obohatili o ďalšie kolá konverzácií. Počas tohto rána dal tento inovatívny proces, ktorý sami vymysleli, zrod kolektívnej inteligencie v praxi, ktorá prehĺbila rámec a inovatívnosť ich spolupráce. Objavili Kaviareň sveta (World Café). [1]

Konverzácia Kaviarne (Café Conversation) je kreatívny proces, zameraný na vedenie dialógu spolupráce, zdieľanie vedomostí a vytváranie možností pre činnosť skupín všetkých rozmerov.

Obzvlášť vhodné je to v nasledujúcich situáciách:

  • zapojenie veľkých skupín (väčších ako 12 osôb) do autentického procesu dialógu;
  • v prípade vygenerovania vstupu, zdieľanie poznatkov, stimulovanie inovatívneho myslenia a preskúmanie možností v konaní pre problémy a otázky týkajúce sa reálneho života;
  • zapojenie ľudí do skutočnej konverzácie – či už sa stretávajú po prvýkrát alebo nadviazali vzťahy medzi sebou už predtým;
  • vykonávanie hĺbkového prieskumu kľúčových strategických výziev a príležitostí;
  • prehĺbenie vzťahov a vzájomného vlastníctva výstupov v existujúcej skupine.

V obchodnom kontexte môže World Café hrať dôležitú úlohu pre množstvo situácií. Vzhľadom na výnimočné výsledky, ktoré vychádzajú z rozhovorov World Café, je prekvapujúce, že v rámci spoločností sa nedáva dostatočne veľa pozornosti, času a ani miesta pre organizovanie prínosných rozhovorov.

Táto metóda má svoje okamžité využitie v praxi pre navrhovanie stretnutí a konferencií, formovanie stratégie, organizačného rozvoja, vytváranie poznatkov a širokospektrálnej systémovej zmeny. Tu je niekoľko konkrétnych príkladov pre druhy stretnutí, kde sa World Café dá využiť:

  • Interné stretnutia (zasadnutia správnej rady, stretnutie oddelení, stretnutie zamestnancov): Potenciálne otázky: Aké sú kľúčové strategické výzvy a príležitosti, ktorým čelí naša spoločnosť? Ako môže byť dosiahnutá ideálna komunikácia v tejto spoločnosti?  Ako môžeme spoločne podporiť úroveň inovácie našej spoločnosti? Ako spadajú jednotlivé vízie zamestnancov do vízie spoločnosti?
  • Assessment Centrá/Nábor nových zamestnancov: Noví potenciálni zamestnanci môžu skúmať: Ako by sme chceli, aby vyzerala ideálna spoločnosť pre zamestnanca?
  • Medzinárodné reprezentatívne stretnutia: Ako môže vzniknúť spolupráca medzi spoločnosťou a jej medzinárodnými zástupcami?
  • Interakcia po fúzii: Aký druh spoločnej kultúry našich dvoch novozlúčených spoločností chceme spoločne vytvoriť?
  • Stretnutia s klientom: Čo by sme chceli počuť, aby najspokojnejší klient povedal o našej spoločnosti, našich produktoch a službách?
  • Stretnutie viacerých akcionárov: Ako sa všetci akcionári môžu najlepšie vzájomne podporiť? Ako my všetci vieme poskytnúť najlepšiu službu pre koncového klienta z produktu spoločnosti? [3]

2.    Ako je to premietnuté do praxe?

V kreatívnom procese World Café je vytvorená atmosféra, v ktorej účastníci diskutujú o otázke alebo probléme v malých skupinkách zoskupených okolo stolov. Účastníci sa v pravidelných intervaloch (20 – 30 minút) presúvajú k novému stolu. Na konci každého kola zostane jeden zo skupiny pri stole, zatiaľ čo ostatní si svoj stôl vymenia. Tá osoba, ktorá pri stole zostane, sa volá „hostiteľ stola“ a jeho úlohou je zhrnúť predchádzajúcu konverzáciu novým hosťom pri stole. A týmto spôsobom sú prediskutované konverzácie, kombinované s nápadmi, vyprodukovanými v predchádzajúcich konverzáciách s inými účastníkmi. Nováčikovia najprv vyrozprávajú všetky spojitosti s konverzáciou, ktoré majú – a potom táto konverzácia pokračuje a prehlbuje sa súčasne s tým, ako toto kolo prebieha.

PÍPRAVA

1.    Zvážte potrebné zdroje

Café stretnutie zvyčajne trvá niekoľko hodín, v závislosti od témy/problému, ktorý sa preberá. Minimálne trvanie je okolo štyroch hodín, zatiaľ čo maximum môže byť až jeden celý deň. Ak je rozsah preberaného problému široký, je možné naplánovať Café stretnutia niekoľko po sebe idúcich dní. Čas, ktorý je potrebný na zorganizovanie takéhoto stretnutia, závisí tak na rozsahu danej udalosti, ako aj na harmonograme účastníkov.
Ak sa zvažuje daný rozpočet, je potrebné vziať do úvahy nasledujúce položky:

  • Strava a občerstvenie pre účastníkov (ak je udalosť celodenná);
  • Pozvánky pre účastníkov (ak je Café udalosť formálna);
  • Kancelárske potreby, napr. notebooky, perá atď.

2.    Vyberte si Café facilitátora

Záleží na počte účastníkov, môže byť jeden, dvaja alebo viacerí facilitátori. Ich prácou je dohliadať, aby boli do činnosti dané pokyny na dialóg a angažovanie sa. Vysvetľujú tému stretnutia a dávajú pokyny, súvisiace s etiketou Café; prácou s druhými, aby sa vytvorila Café atmosféra; nabádajú účastníkov, aby sa aktívne zapájali do daných konverzácií; pripomínajú ľudom, aby si kľúčové nápady zapisovali, robili náčrty a zakresľovali, takže nováčikovia pri týchto stoloch budú schopní ďalej rozvinúť nápady predchádzajúcej osoby.

3.    Rozhodnite o účele a zameraní Café konverzácie

Tu je niekoľko otázok, ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa o hlavnom účele a zameraní Café konverzácie (obr. 1).

4.    Rozhodnite  sa, koho, kde a kedy  budete na Café pozývať

Keď ste sa už rozhodli o téme Café a jej hlavnom cieli, mali by ste popremýšľať o tom, koho pozvete. Je to kľúčový okamih prípravy, pretože potrebujete pozvať rozličných ľudí – napr. z iných pracovných odvetví, rôznych vekových kategórií, tých konvenčne mysliacich a tých, ktorí myslia kreatívne a nekonvenčne – toto je spôsob, ako vytvoríte rôznorodosť uhlov pohľadov a povahy, ktoré udržia aktívnu diskusiu a budú podnecovať kreativitu v diskusiách.

Táto udalosť musí byť zorganizovaná v čase, ktorý vyhovuje väčšine účastníkov. Rovnako sa to dá povedať aj o mieste stretnutia – poloha by mala byť viac centrálna, takže ľudia, ktorých pozvete, nájdu budovu jednoducho.

5.    Majte na zreteli spoločenskú atmosféru a samotné prostredie

Sociálna atmosféra

Je potrebné vytvoriť pohostinný priestor, to znamená miesto, kde sa budú všetci cítiť tak, aby boli sami sebou a mohli ponúknuť čo najviac ich kreatívneho myslenia a počúvania. Len vtedy, ak sa ľudia cítia komfortne na to, aby prejavili samých seba, sa vedia zrodiť tie najkreatívnejšie a najinovatívnejšie nápady. Je potrebné účastníkom pripomínať, že pre potreby efektívneho vedenia Café stretnutia je nutné, aby voľne zdieľali ich uhly pohľadu na dané témy a je dôležité, aby každý jeden účastník predstavoval časť z tohto celého systému rozličnosti.

V niektorých prípadoch môže byť užitočné mať „predmet rozpravy“ na stole. Ktokoľvek tento predmet rozprávania drží (môže to byť zvýrazňovač, pero atď.) je ten, kto má právomoc rozprávať a ten kto nie – má právomoc počúvať. Táto metóda „predmetu rozpravy“ je vhodná, keď daná téma, ktorá sa skúma, evokuje rozvášnené odpovede.

Samotné prostredie

Vytvorenie prívetivého prostredia je rozhodujúcim aspektom pri formovaní pohostinného miesta. Miesto, kde plánujete stretnutie uskutočniť, by malo byť miestom s prvkami skutočnej kaviarne s malými stolmi pre 4 – 5 osôb, s dostatočným počtom stoličiek pre všetkých účastníkov, postranným stolom pre nápoje, občerstvenie a taktiež materiálmi ako flipchartové papiere alebo papiere, ktorými je možné stoly prekryť, ďalej perá, fixky atď. Týmto spôsobom vytvoríte atmosféru kaviarne, ktorá bude evokovať pocit neformálnosti a intímnosti a účastníci sa budú cítiť pohodlne, aby zdieľali svoje nápady a názory na daný predmet.

CAFÉ STRETNUTIE

  • Usaďte štyri až päť osôb k malým stolom alebo do debatných skupín.
  • Stanovte progresívne (zvyčajne tri) kolá debaty, ktoré budú trvať približne 20 – 30 minút.
  • Otázky alebo problémy, ktoré sa skutočne týkajú Vášho života, práce alebo spoločenstva sú zadávané, zatiaľ čo ostatné malé skupinky pri susedných stoloch skúmajú podobné otázky.
  • Podporujte aj hostiteľov aj členov pri stoloch, aby si zapisovali, načrtávali a kreslili kľúčové myšlienky na veľké indexové kartičky alebo prestierania uprostred skupiny.
  • V momente, keď sa dokončí počiatočné kolo debaty, poproste jednu osobu, aby pri danom stole ostala ako „hostiteľ“, kým ostatní sú ako cestovatelia alebo „veľvyslanci významu“.
  • Títo cestovatelia nosia kľúčové myšlienky, témy a otázky do ich nových konverzácií.
  • Požiadajte hostiteľa pri stole, aby privítal nových hostí a stručne si zdieľali hlavné nápady, témy a otázky z prvotnej debaty. Podporte hostí, aby prepojili a spojili nápady, ktoré mali pri predošlých debatách pri stoloch – ostražito počúvajúc a stavajúc na vzájomných príspevkoch.
  • Tým, že poskytnete ľuďom príležitosť sa premiestniť v niekoľkých kolách debaty, myšlienky, otázky a témy sa začnú prepájať a spájať. Na konci druhého kola, budú všetky stoly alebo debatné skupinky v miestnosti vzájomne obohatené o pohľady z prvotných debát.
  • V treťom kole debaty sa môžu ľudia vrátiť k ich domovským (pôvodným) stolom, aby si zhrnuli ich objavy alebo môžu pokračovať v cestovaní k novým stolom s tým, že ponechajú alebo vymenia hostiteľa pri danom stole. Niekedy je v treťom kole položená otázka, ktorá ešte prehĺbi toto bádanie.
  • Po niekoľkých kolách debaty urobte priestor pre zdieľanie informácií a pohľadov medzi celou skupinou účastníkov. Práve v týchto debatách v štýle mesta je možné identifikovať vzory, kolektívne poznatky a možnosti, ktoré sú potrebné pre zrod činnosti. [2]

3.    Aké sú faktory úspechu? (Čo JE a čo NIE JE potrebné robiť.)

Je potrebné mať na mysli tzv. Café etiketu. Toto sú princípy, na ktorých je World Café založená a sú nevyhnutné pre efektívny priebeh tohto typu udalosti.

Café etiketa:

  • Sústreďte sa na to, na čom záleží;
  • Prispievajte svojimi nápadmi;
  • Rozprávajte to, čo máte na srdci a na jazyku;
  • Načúvajte preto, aby ste pochopili;
  • Prepájajte a spájajte nápady;
  • Spolu počúvajte postrehy a hlboké otázky;
  • Hrajte, načrtávajte, kreslite – písanie na „obrusy“ je nápomocné a slúži ako podpora;
  • Zabávajte sa.

Užitočné rady:

  • Počet účastníkov pri stole by mal byť od 4 do 6 osôb. V praxi sa ukázalo, že ak je pri stole priveľa ľudí, nie každý má príležitosť prispieť do debaty. V takýchto prípadoch je vhodné využiť metódu „predmetu rozpravy“.
  • Je dôležité vysvetliť teoretické koncepty, ktoré stoja za World Café (úlohy účastníkov, výzor miestnosti atď.). Môžete pripraviť stručné podklady o World Café a dať ich účastníkom ešte predtým, ako začnú jednotlivé debatné kolá.
  • Úloha hostiteľov pri stoloch by mala byť jasne definovaná (t.j. zostávajú pri svojich stoloch po celý čas), ako je odpovedané na otázky počas počúvania rozboru, a taktiež, ako je im pridelený čas pre rýchlu sumarizáciu hlavných bodov. Zameranie sa na väčšiu interaktivitu medzi účastníkmi a nielen medzi hostiteľmi počas fázy „spätného hlásenia“ (t.j. rozbor) je užitočné, avšak majte na zreteli špecifickú úlohu hostiteľov.
  • Udržte neformálnosť a kúzlo tejto udalosti. Nemalo by tam byť priveľa facilitátorov. [5]

4.    Príkladová štúdia

Príklad environmentálnej konferencie

V roku 2002 sa zišlo 32 ľudí, aby diskutovali o environmentálnych problémoch a rozhodli sa zvolať World Café. Skupina obsahovala ľudí z Greenpeace, politikov a riadiacich pracovníkov z biznisu, ako zástupcovia dopravných spoločností atď. Zvyčajne sa títo ľudia spolu nerozprávajú. Dostali pozvánku, ktorá ich žiadala, aby sa zúčastnili na konferencii okolo okrúhleho stola.

Keď dorazili, boli prekvapení, nakoľko nečakali malé stolíky, ale jeden veľký. Malé okrúhle stoly, v spojitosti s prístupom založenom na dialógu ako v kaviarni, ich doslova vyviedol z ich štandardného modelu určeného pre debaty. Rozvinuli sa nové vzťahy, boli a vynárali sa nové nápady prameniace z rôznorodosti myšlienok prezentovaných v skupine, takže členovia ich mohli vziať naspäť k svojim stúpencom.

Príklad z biznisu

Veľká farmaceutická spoločnosť chcela nájsť nové spôsoby, ako poskytovať služby svojim zákazníkom. Preto si spoločnosť zaumienila rozšíriť svoje vzťahy so všetkými svojimi akcionármi tým, že ich do tohto cieľa zapojí. Už predtým spoločnosť zistila, že sa angažujú len do interných debát, ale nie s externými skupinami (napr. obchodníci, lekárnici, doktori, sestričky, združenia pacientov atď.). Potom pozvali zástupcov viacerých skupín akcionárov a zapojili ich do dialógu. Účelom bolo, aby spoločne rozvinuli súbor vzťahov, v ktorých všetci akcionári mohli byť najlepšou službou k pacientovi ako konečnému zákazníkovi využívajúcemu produkty a služby spoločnosti. [3]

Literatúra:
E-knihy:
[1]    Slocum, Nikki, Participatory Methods Toolkit: A Practitioner‘s Manual, King Baudouin Foundation (Flemish Institute for Science and Technology Assessment) United Nations University, Sep 2005.
[2]    Café to Go: A quick reference gui-
de for putting conversations to work…, 2008,  The World Café
[3]    World Business Academy, Transformation, 14, July 2004, Issue 18, The World Café: Part One od Dr. Alexandera Schieffer, DavidIsaacs, and Bo Gyllenpalma

Web stránky:
[4]    World Café web stránka: http://www.theworldcafe.com/
[5]    http://gaurisalokhe.blogspot.com/2009/07/lessons-learned-from-training-on-world.html
[6]    http://www.kstoolkit.org/The+World+Cafe
[7]    http://www.theworldcafecommunity.org/