P ako patalie s procesnym pristupom

P ako patálie s procesným prístupom

Alena Trabalková
Chemosvit Folie a.s.
procesný manažér

resumé
Procesný prístup v organizácii je nástrojom na preukázanie efektívneho plánovania, prevádzky a manažérskeho riadenia chodu organizácie. Je tomu skutočne tak? Využíva sa procesný model správnym spôsobom? Alebo ide o izolovanú agendu imúnnu voči dynamickým zmenám v organizácii? Tieto a podobné rezonujúce otázky v korelácii s revidovanými vydaniami ISO noriem si vynútili zmenu vo vnímaní procesného prístupu v spoločnosti Chemosvit Folie a. s. Zmena je niečo, čo narúša to, na čo sú ľudia zvyknutí. Cielené aktivity vysvetľujúce potrebu dynamického procesného riadenia sú nástrojom na hladšiu akceptáciu procesného prístupu v hlavách zamestnancov. Nie ideálna procesná mapa, ale zamestnanci sú kľúčoví, oni rozhodujú o kvalite produktov a procesov.

Pre biznis proces a procesné riadenie existuje celý rad definícií. Po zadaní slova do vyhľadávača na internete nájdeme viac ako 143 000 tisíc definícií. Pre pripomenutie uvediem len jednu, tak ako definuje proces norma STN EN ISO 9001.

Definícia je z gramatického hľadiska skupina slov, ktoré majú rovnaké vlastnosti, rovnaké využitie vo vete, rovnaké gramatické kategórie. Z tohto uhla pohľadu môžeme definíciu procesu popísať vo firme ako „Činnosti riadené udalosťami“ alebo aj „Udalosti riadené činnosťami“. Obe vyjadrenia sú gramaticky správne usporiadané a tvoria základnú syntaktickú jednotku s uceleným významom, intonačne uzavretú. Každé slovo, ktoré je gramaticky správne utvorené, má v jazyku význam. Konceptuálna analýza sémantického rozboru oboch zdanlivo identických slovných zoskupení „Činnosti riadené udalosťami“ a „Udalosti riadené činnosťami“ upriamuje pozornosť na problematiku analýzy popísaných systémov, ich vzťahov medzi sebou, medzi nimi a objektívnou realitou.

 

Predstava – prečo a ako pozerať na proces?

Na začiatok je nutné teda trocha filozofovať. Čo je pre organizácie primárnym cieľom? Jednak vo všeobecnosti, jednak pre spoločnosť Chemosvit Folie, a.s. Chceme, aby bola spoločnosť riadená udalosťami alebo chceme riadiť udalosti? Okolité vplyvy sú premenné, sú to udalosti, ktoré určujú nastavenie procesu.

Konanie zákazníka je premenná, vplyv zvonku. Ak akciu zákazníka označíme ako udalosť (uplatní reklamáciu) a na základe toho nastane zmena vykonávanej činnosti v podniku (prijaté NO), tak to nie je dobrá vizitka. Obzvlášť, ak pri nasledovnej reklamácii identifikujeme tú istú, prípadne podobnú príčinu a prijmeme to isté, prípadne podobné NO. Prečo opakovane strácame čas hľadaním príčin nefungovania organizácie? Preto je lepšie mať vykonávané činnosti procesne riadené… skvalitnenie vlastnej prevádzky a zlepšenie celkového riadenia organizácie a z toho vyplývajúce zvýšenie výkonnosti a produktivity, čo vedie v konečnom dôsledku k zníženiu indexu externých, aj interných reklamácií.

Procesným riadením organizácie, vrátane spoločnosti Chemosvit Folie, získavajú konceptuálne odpovede na podsúvajúce sa otázky. Prečo podriadení prezentujú, čo robia a nie čo dosiahli? Prečo sa venujeme viac operatíve a menej koncepčnej práci? Prečo sa nedarí ľudí aktívne zapojiť do procesu zmien? Prečo v snahe merať výkonnosť vyznie snaha formálne? Prečo dostávame často iba formálne výsledky projektov? Ako vlastne vyzerá podnik, ktorý riadime?

Sme v roku 2005, čo je rokom vzniku spoločnosti Chemosvit Folie a.s. Spoločnosť vznikla odčlenením od materskej spoločnosti Chemosvit a.s., nie je to novovzniknutá spoločnosť. Je to komplexne riadený podnik, ktorý má pre zabezpečenie vysokej kvality vyrábaných výrobkov a poskytovaných služieb zavedený a udržiavaný integrovaný systém riadenia kvality podľa normy ISO 9001, systém manažérstva bezpečnosti potravín podľa normy ISO 22000:2005, systém riadenia podľa globálnej normy BRC/IoP štandardu pre obaly a obalové materiály, systém environmentálneho manažérstva podľa norma ISO 14001:2004, systém manažérstva bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci podľa OHSAS 18001. Spoločnosť má identifikované a zhodnotené všetky riziká vo výrobnom procese, ktoré môžu ohroziť bezpečnosť, život či zdravie pri práci. Uvedené skutočnosti a zásady sú uvedené v dokumente POLITIKA CHEMOSVIT FOLIE, a.s. Spoločnosť má zvládnuté a eliminované na prijateľnú mieru nebezpečenstvá počas výrobného procesu, ktoré by mohli ovplyvniť zdravotnú bezchybnosť vyrábaných výrobkov, má zavedený a udržiavaný HACCP. Výrobky sú vyrábané technológiou šetrnou k životnému prostrediu, spoločnosť má identifikované všetky environmentálne aspekty a vplyvy výroby na životné prostredie za účelom ich zlepšovania. Napriek uvedeným skutočnostiam sa v uvedenej dobe vzniku v zmysle strategického rozhodnutia Predstavenstva a.s. Chemosvit Folie prijalo deklarované rozhodnutie, že budovanie a rozvoj systému riadenia spoločnosti, systémov riadenia kvality a hygieny a ostatných štruktúr a systémov spoločnosti bude založené na procesnej filozofii, základom ktorej je komplexný procesný model podniku.

Vízia a stratégia

Aby sme mohli akýmkoľvek spôsobom čokoľvek v biznise riadiť, musíme mať na začiatok nevyhnutne stanovenú víziu. Vízia je obraz o budúcnosti, ktorý predbieha dobu. Pre firmu to znamená, že má predstavu o možnom pôsobení firmy v budúcom prostredí.

„Vybudovať vyspelú spoločnosť európskej úrovne.“
Vízia spoločnosti www.chemosvitfolie.sk

Keďže žijeme v súčasnosti, musíme poznať firmu v súčasnosti, jej zameranie, hodnoty. Vízia musí vychádzať z reality, čo ale neznamená, že môže byť stanovená nesmierne ambiciózne. Vízia má silnú motivujúcu funkciu a na ceste za jej naplnením firmu sprevádzajú a sú jej nápomocné rôzne zainteresované strany, tzv. stakeholderi. Spoločnosť Chemosvit Folie efektívne komunikuje so všetkými kľúčovými zainteresovanými stranami, má definovaných kľúčových stakeholderov a pozná motívy ich konania a ich potreby. Komunikácia so zainteresovanými stranami prináša organizácii nové podnety, buduje pochopenie, dôveru a v neposlednom rade partnerstvo. Stakeholderi spoločnosti Chemosvit Folie sú zamestnanci, akcionári, vedenie, odberatelia, zákazníci, dodávatelia, poradné orgány, komunita, nadácia CH, mesto, športové kluby, zdravotníctvo, lekári, orgány štátnej správy, štát, legislatíva SR, banky a finančné inštitúcie, certifikačné organizácie, fauna a flóra podtatranského a tatranského prostredia.

Dôležitým a nevyhnutým krokom na ceste k prijatej vízii, s ktorou sa manažment stotožnil, je schopnosť zacieliť úsilie spoločnosti tak, aby prosperovala i v budúcnosti a pritom dosahovala potrebnú operatívnu výkonnosť. Stratégiu, cestu, ako na to. Ako riadiť udalosti si spoločnosť musí premyslene zadefinovať. Vytýčením správneho strategického cieľa spoločnosť postupuje k svojej vízii. Stratégia poskytuje filozofický základ cieľavedomého riadenia a myslenia na všetkých riadiacich úrovniach. Z úvodu článku už vieme, že je lepšie mať udalosti (činnosti, ktoré sa vo firme vykonávajú) a aj hroziace riziká predvídané, zachytené, a teda aj riadené. A tento prístup, poznať proces, čiže vykonávané činnosti a riadiť proces sa volá procesné riadenie.

… viac sa dočítate v aktuálnom čísle časopisu.